Q: 세금보고 자료는 몇년동안 보관하는게 안전할까요?
A. 아주 짧게 답변하자면 가급적 영구적으로 보관하시면 좋습니다.
예전에 종이에 프린트된 형태로 모든 서류가 보관되던 시절에는 자료를 오래 보관하려면 부피를 무시할 수가 없기도 해서 굳이 보관이 필요없으면 폐기처분하려는 경향이 좀 있었던 것 같습니다. 하지만 요즘은 웬만한 서류는 PDF 등의 파일 형태로 보관할 수 있기 때문에 기술적으로 많은 자료를 보관하는 것이 더 이상 큰 문제가 되지는 않습니다.
한편으로는 자료를 너무 오래 보관하면 꼬리 잡힐 수 있다는 생각에 몇 년 있다가 처분하려고 하는 분들도 있는데요, 그런 논리도 전혀 잘못 된 것은 아니겠지만, 꼭 오랫동안 보관할 수록 도움이 되는 것들이 몇가지 있습니다.
1. 주식/증권 등
사실 2014년 전에는 브로커리지가 cost basis를 법적으로 tracking해줄 의무가 없었습니다. 원래 2008년에 시행된 법령으로 cost basis를 tracking하는 시점으로 2011년 부터 하기로 했었는데 IRS에서 2014년까지 유예를 해줬던 적이 있습니다. 그 의미는 2013년 이전에 구매한 주식이나 펀드의 cost basis는 본인이 증명할 부담이 있었다는 의미가 됩니다. 물론 요즘은 다 전산화 되었지만, 혹시 예전에 샀던 주식이나 혹은 부모님이나 친척으로부터 증여 받은 주식 등이 있다면 cost basis를 tracking하는게 어려울 수 있습니다. 저의 경우도 예전에 ING Direct라는 곳에서 소정의 주식을 샀었는데 그 브로커리지가 인수합병되면서 한동안 방치해뒀다가 어렵게 옛날 이메일을 찾아서 증명할 수 있게 되었습니다.
요즘은 전산화 덕분에 꼭 별도로 관리를 안해도 되지만, 혹여나 브로커리지 간 주식이나 펀드를 transfer했을 경우 cost basis도 잘 넘어왔는지 재확인 하시기 바랍니다.
2. House/Real Estate/임대부동산 등
한 집에 오래 거주하거나 임대부동산 (rental property)을 오랫동안 운영하다보면 역시 원금에 대한 자료를 자칫하면 제대로 보관 못할 수가 있습니다. 또한 집에 일반적으로 수리할 때는 cost basis를 높여주지는 않지만 집을 improve하는 경우 cost basis에 더할 수 있으니 영수증을 잘 보관하면 좋습니다.
더불어서 만약에 rental property를 운영한다면 depreciation도 매년 세금보고하게 되기 때문에 정확히 몇년도 부터 얼마의 depreciation을 claim했는지 기록을 잘 보관하는게 중요합니다. 기본적으로 home closing할 때 받았던 서류는 물론, 모기지를 지불한 Form 1098이나 기타 비용지출 영수증 등 및 렌트를 내준 경우에는 depreciation을 기록한 세금보고서를 모두 영구적으로 보관하는게 중요합니다. IRS에서도 6년 이상의 자료는 잘 보관하지 않으니 혹시나 집을 파는 시점에서 증빙을 하기 위해서는 스스로 보관하는 것이 가장 좋습니다.
3. 기타 자산/제품 영수증
사실 위에 언급한 부동산 뿐만 아니라 혹시 어떤 물건을 중고로 되팔게 경우에 1099-K가 발급될 수 있습니다. 특히 2024년까지는 $5,000 이하의 거래는 1099-K가 발급이 안되는데, 2025년 부터는 $600 이상이면 발급되도록 현재 계획 중입니다. (근데 워낙 IRS에서도 이걸 최대한 미루려고 하고는 있었습니다.) 하지만 법이 바뀌지 않는 이상 내년에는 eBay 등에서 중고거래 하면 1099-K 발급이 쉽게 될텐데, 팔았던 중고제품이 수익이 아니라 원 가격보다 싸므로 소득이 아니라는 것을 증명하기 위해서는 영수증이 필요하게 됩니다. 물론 영수증을 세금보고 하면서 제출할 필요는 없지만, 혹시 나중에 오딧 등이 생기면 증빙자료가 있으면 좋겠죠.
4. IRA
Roth IRA를 한번이라도 한 분이나 traditional IRA에 nondeductible contribution을 했던 경력이 있는 분이라면 혹시 59.5세 전에 인출을 할 경우를 대비해서 꼭 관련자료를 영구적으로 보관하시는게 중요합니다.
여기서 증빙될만 한 자료란: Form 5498, Form 1099-R, Year End IRA Account statement등의 금융 기관에서 제공하는 자료가 기본이 됩니다. 또한 세금보고 한 각 해당년도의 Form 1040, Form 8606, Form 5329 등도 잘 보관하시는게 필요할 수 있습니다. 최소한 59.5세 + 5 year Roth IRA history를 다 충족할 때까지는 PDF형식으로 잘 보관하시기를 강력히 추천합니다. Roth IRA가 아니더라도 이런 자료를 꼭 보관하면 나중에 도움이 됩니다. 다만 자료를 다 찾더라도 어떤 자료가 어떤 용도로 쓰이는지 모르니 필요하면 자문을 통해 basis정리를 한번 해서 추후에 급전이 필요할 때 어떻게 활용가능한지 파악을 해두는 것도 유용할 수 있습니다.
5. HSA/Medical Expenses
HSA의 큰 장점은 HSA계좌내에서 계속 투자를 통해서 수익을 낸 후에 몇년 후에라도 의료비에 대한 reimburse를 스스로 받을 수 있는데, 이걸 꼼꼼하게 하기 위해서는 의료지출 내역과 payment영수증을 꼭 PDF로 잘 보관하는게 중요합니다. 실제로 IRS에서 오딧할 때 증빙자료를 구할 수 있으니까요.
[맺는 말]
왜 이렇게 많은 자료를 오랫동안 보관해야 하는지 의문이 들 수도 있지만, 기본적으로 이 증빙자료를 잘 보관하면 할 수록 본인이 마땅히 챙겨야 할 세법상 혜택들을 최대한 누릴 수 있기 때문입니다. 물론 집도 없고, 자동차도 항상 폐차하고 오래된 전자기기도 절대로 안팔고, IRA/HSA도 전혀 없이 평생 살 것이라면 최소 6년 정도만 서류를 보관해도 큰 문제는 없을 수는 있습니다. 하지만 여기는 미국에서의 은퇴를 현명하게 준비를 하는 분들을 위한 사이트인만큼 위의 다양한 항목들을 잘 숙지해서 나중에 난처한 일이 없도록 잘 보관하면 되겠습니다.
모든 자료를 꼼꼼히 다 분류해서 정리는 못하더라도 최소한 컴퓨터에다 파일로 모아두는 습관 정도는 가지면 좋을 것 같습니다. 요즘은 핸드폰의 scan기능도 꽤 발달되어서 생각보다 어렵지 않을거라고 생각됩니다.
이제 서서히 여름으로 접어드는데, 연말이나 세금보고 마감일에만 생각하지 않고 여유 있을 때 관련 자료를 한번쯤 모아서 파일로 정리하는 시간을 가지는 것도 괜찮은 아이디어 아닐까 싶습니다.